Benefícios - Melhorar controles internos, transparência e a segurança da informação; dar suporte nos eventuais casos de litígios; assegurar a continuidade do negócio em caso de desastre; apoiar os processos de gestão de riscos; proteger direitos e obrigações da companhia e das pessoas; proporcionar a redução de custos e maior eficiência nos negócios; e permitir tomada de decisões fundamentadas em informação atualizada e confiável.

Elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos de Arquivo

O decreto Nº 10.148, de 02 de dezembro de 2019  determina que toda Entidade da Administração Pública Federal elabore os Instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-fim e os submeta à aprovação do Arquivo Nacional. Esses instrumentos são ferramentas que devem ser utilizadas pelos Arquivos no planejamento técnico, execução, gestão e controle dos documentos em todo o ciclo de vida, seja em meio físico ou digital.

A implantação de programas de gestão de documentos nas instituições públicas é uma etapa importante  para a consolidação de uma política nacional de arquivos, por promover a eficiência, a eficácia e a efetividade  de  programas  e  projetos que racionalizam a produção documental, otimizam recursos e asseguram a manutenção e a preservação de conjuntos documentais relevantes para a sociedade.

No contexto público,  é  por  meio  da  prática  da  gestão  de  documentos,  conjugada  com  o  uso  de  tecnologias  da  informação,  que  as  ações  de  transparência  pública,  controle  social,  accountability e acesso à informação são efetivamente vivenciadas pela sociedade brasileira.

O Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – Siga, da administração pública federal, elaborou o Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividade-meio da administração pública para sustentar a prática de gestão de documentos, inclusive das empresas de economia mista. Esse instrumento de gestão de documentos deve ser complementado com a elaboração de códigos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades finalísticas dos órgãos e entidades, que devem ser aprovados pelo Arquivo Nacional. E é esse instrumento que está sendo elaborado pelo Centro de Informação Documentação – CID, com o Projeto Corporativo de SGDA - Identificação e Avaliação de Documentos.

Instrumento de Gestão de documentos das Atividades-Meio

Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

Instrumento de Gestão de documentos das Atividades-Fim

O código de classificação e de tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim que está sendo elaborado no Projeto Corporativo  SGDA - Identificação e Avaliação de Documentos possui duas grandes etapas. Na primeira são identificados todos os tipos documentais produzidos para registrar os processos e atividades desenvolvidas pela Transpetro, de acordo com suas competências e atribuições. Na etapa seguinte todos os documentos serão avaliados para definição do prazo de guarda e sua destinação final. Os produtos finais dessas duas etapas do projeto é que subsidiarão a criação Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos, que deverão ser submetidos à aprovação do Arquivo Nacional.