Gestão de Documentos

A Petrobras é uma empresa de sociedade de economia mista e, conforme o Art. 5º, III do Decreto-Lei nº 200, de 25/1967, é uma entidade integrante da Administração Pública Indireta, dotada de personalidade jurídica de direito privado. Apesar disso, está submetida às regras especiais decorrentes de sua natureza de integrante da Administração Pública. De tal modo, a Petrobras deve seguir as determinações do Poder Executivo Federal, inclusive no que compete à gestão de documentos. Essa determinação é ratificada pelo Decreto Nº 4.073/2002, que regulamenta a Lei Nº 8.159 (Lei de Arquivo). Nele é identificado essa determinação no Art. 15, quando é definido que são arquivos públicos os conjuntos de documentos, I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista.  Diante disso, os arquivos da Transpetro, enquanto subsidiária integral da Petrobras, são arquivos de caráter públicos, e, portanto, devem seguir as determinações da Lei 8.159, a chama da Lei de Arquivo."

 

Instrumentos de Governança

 

 

Leis e decretos federais:

Lei Federal No 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
 

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação
Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
funções administrativas, legislativas e judiciárias.     
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. 
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.  

Decreto Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Art. 15.  São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
 I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias;
 II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente;
 III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista;
Art. 18.  Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação

 

Decreto Nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019. - Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.

Art. 9º  Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:
I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;
II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.
Parágrafo único.  As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão instituídas por ato dos titulares dos órgãos ou das entidades.
 

Portarias e resoluções - Arquivo Nacional

Portaria Nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 - Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal".

Art. 1º Aprovar o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal - Siga.
Art. 2º Os órgãos setoriais e seccionais do Siga deverão coordenar a aplicação do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal, no seu âmbito de atuação.
Parágrafo único. Compete aos órgãos e entidades integrantes do Siga, por meio de suas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de que trata o art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019:
I - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade na aplicação do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio do Poder Executivo Federal;
II - analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades do seu respectivo órgão ou entidade, de acordo com código de classificação, mantendo-os pelos prazos de guarda e a destinação final definidos na tabela de temporalidade e destinação de documentos.
Art. 3º A eliminação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal será realizada de acordo com o estabelecido no art. 10 do Decreto nº 10.148, de 2019, com a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas alterações, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, bem como orientações expedidas no âmbito do Siga
 

Resolução Nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (alterada) - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar.

Art. 1º A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Resolução Nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 - Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014.

 Art. 1º A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, passa a vigorar com as seguintes alterações:
Art. 1º A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.
Art. 2º A autorização para a eliminação de documentos digitais e não digitais de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dar-se-á mediante aprovação do código de classificação de documentos e tabela de temporalidade e destinação de documentos elaborados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD de cada órgão ou entidade e aprovados pela instituição arquivística pública, em sua esfera de competência.


Normas de Gestão de Documentos de arquivo

 

ABNT NBR ISO 15489:20018 Gestão de Documentos de Arquivos - Estabelece os conceitos e princípios fundamentais para a produção, captura e gerenciamento de documentos. Ela está no cerne de uma série de normas internacionais e relatórios técnicos que fornecem mais orientações e instruções sobre os conceitos, técnicas e práticas para a produção, captura e gerenciamento de documentos de arquivo.

 

ABNT NBR ISO 30300:2016 Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (Série de Normas) - A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente baseada nos requisitos da organização, assegurará que se produzam, gerenciem e disponibilizem informações e provas confiáveis e autorizadas sobre as atividades da organização, aos que precisem pelo tempo necessário. Uma implementação bem-sucedida de uma boa política para documento de arquivo, com objetivos bem definidos, resulta em documentos de arquivo e sistemas de gestão de documentos adequados a todos os fins da organização.

Implementar um SGDA em uma organização também ajuda a garantir transparência e a rastreabilidade das decisões tomadas pela direção e o reconhecimento de sua responsabilização.

 

NBR ISO 23081  Processos de gestão de documentos de arquivo - Metadados para documentos de arquivo  (Série de Normas) - A ABNT NBR ISO 23081 estabelece um modelo para definição, gestão e utilização de metadados na gestão de documentos de arquivo e explica os princípios que os governam. Este documento fornece diretrizes para entendimento, implementação e utilização de metadados no âmbito do modelo da ABNT NBR ISO 15489. Aborda a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo. Estabelece também um modelo para gerenciamento destes metadados.