Benefícios - Melhorar controles internos, transparência e a segurança da informação; dar suporte nos eventuais casos de litígios; assegurar a continuidade do negócio em caso de desastre; apoiar os processos de gestão de riscos; proteger direitos e obrigações da companhia e das pessoas; proporcionar a redução de custos e maior eficiência nos negócios; e permitir tomada de decisões fundamentadas em informação atualizada e confiável.
Objetivos Principais
Elaborar os Instrumentos de gestão de documentos relativos às atividades-fim e os submeter à aprovação do Arquivo Nacional. Esses instrumentos serão utilizados pelo Centro de Informação e Documentação da Transpetro no planejamento técnico, execução, gestão e controle dos documentos em todo o ciclo de vida, seja em meio físico ou digital.
A implantação de programas de gestão de documentos na Transpetro é uma etapa importante para a consolidação de uma política de arquivos corporativa, por promover a eficiência, a eficácia e a efetividade de programas e projetos que racionalizam a produção documental, otimizam recursos e asseguram a manutenção e a preservação de conjuntos documentais relevantes para a sociedade.
No contexto público, do qual a Transpetro faz parte, é por meio da prática da gestão de documentos, conjugada com o uso de tecnologias da informação, que as ações de transparência pública, controle social, accountability e acesso à informação são efetivamente vivenciadas pela sociedade brasileira.
O Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – Siga, , elaborou o Código de classificação e a Tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividade-meio da administração pública para sustentar a prática de gestão de documentos, inclusive das empresas de economia mista. Esse instrumento de gestão de documentos deve ser complementado com a elaboração de códigos de classificação e de tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades finalísticas dos órgãos e entidades. E é esse instrumento que está sendo elaborado pelo Centro de Informação Documentação – CID, com o Projeto Corporativo de SGDA - Identificação e Avaliação de Documentos.
São esses instrumentos que darão insumos para a implantação de uma gestão de documentos conforme determina a legislação brasileira e também que viabilizarão a implantação de uma Plataforma Integrada de Gestão de Documentos, Informação e Conhecimento, para apoiar em todos as atividades de produção, tratamento, tramitação, acesso, recuperação e destinação final dos documentos corporativos.
Instrumento de Gestão de documentos das Atividades-Meio
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Instrumento de Gestão de documentos das Atividades-Fim
O código de classificação e de tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim que está sendo elaborado no Projeto Corporativo SGDA - Identificação e Avaliação de Documentos possui duas grandes etapas. Na primeira são identificados todos os tipos documentais produzidos para registrar os processos e atividades desenvolvidas pela Transpetro de acordo com suas competências e atribuições. Na etapa seguinte todos os documentos serão avaliados para definição do prazo de guarda e sua destinação final. Os produtos finais dessas duas etapas do projeto é que subsidiarão a criação Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos, que deverão ser submetidos à aprovação do Arquivo Nacional. Nessa etapa de avaliação, também está sendo elaborado o Esquema de Metadados de Captura de Documentos de Arquivo, que vai levantar os indexadores, tramite, grau de sigilo, criticidade e riscos dos documentos, bem como outros metadados para a implantação de uma uma Plataforma Integrada de Gestão de Documentos, Informação e Conhecimento.