Gestão de Documentos

A Petrobras é uma empresa de sociedade de economia mista e, conforme o Art. 5º, III do Decreto-Lei nº 200, de 25/1967, é uma entidade integrante da Administração Pública Indireta, dotada de personalidade jurídica de direito privado e por isto está submetida às regras a Administração Pública, devendo seguir as determinações do Poder Executivo Federal, inclusive no que compete à gestão de documentos. Essa determinação é ratificada pelo Decreto Nº 4.073/2002, que regulamenta a Lei Nº 8.159 (Lei de Arquivo), que em seu Art. 15, alínea II, que traz a definição de “que são arquivos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista”. Diante disso, os arquivos da Transpetro, são arquivos de caráter públicos, e, portanto, devem seguir as determinações legais.

Instrumentos Legais e Normativos de Gestão de Documentos de arquivo e suas principais determinações:

Leis e decretos federais:

Lei Federal No 8.159/1991 - Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados
 

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Decreto Nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Art. 18.  Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação

Decreto Nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019. - Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.

Art. 9º  Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:

I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;

II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;

III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;

IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo.

Portarias e resoluções - Arquivo Nacional

Portaria Nº 47, de 14 de fevereiro de 2020 - Dispõe sobre o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal".

Parágrafo único. Compete aos órgãos e entidades integrantes do Siga, por meio de suas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de que trata o art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019:

I - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade na aplicação do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades-meio do Poder Executivo Federal;

II - analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades do seu respectivo órgão ou entidade, de acordo com código de classificação, mantendo-os pelos prazos de guarda e a destinação final definidos na tabela de temporalidade e destinação de documentos.

Art. 3º A eliminação de documentos produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal será realizada de acordo com o estabelecido no art. 10 do Decreto nº 10.148, de 2019, com a Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas alterações, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público, bem como orientações expedidas no âmbito do Siga.

Resolução Nº 40, de 9 de dezembro de 2014 (alterada) - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - Sinar.

Art. 1º A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Resolução Nº 44, de 14 de fevereiro de 2020 - Dá nova redação aos artigos 1º, 2º e 3º e respectivos anexos 1, 2 e 3 da Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014.

Art. 1º A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, passa a vigorar com as seguintes alterações:

Art. 1º A eliminação de documentos digitais e não digitais no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos - CPAD e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.


Normas de Gestão de Documentos de arquivo

ABNT NBR ISO 15489:20018 Gestão de Documentos de Arquivos - Estabelece os conceitos e princípios fundamentais para a produção, captura e gerenciamento de documentos. Ela está no cerne de uma série de normas internacionais e relatórios técnicos que fornecem orientações e instruções sobre os conceitos, técnicas e práticas para a produção, captura e gerenciamento de documentos de arquivo.

ABNT NBR ISO 30300:2016 Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (Série de Normas) - A implementação de uma política e objetivos de gestão de documentos de arquivo, solidamente baseada nos requisitos da organização, assegurará que se produzam, gerenciem e disponibilizem informações e provas confiáveis e autorizadas sobre as atividades da organização, aos que precisem pelo tempo necessário. Uma implementação bem-sucedida de uma boa política para documento de arquivo, com objetivos bem definidos, resulta em documentos de arquivo e sistemas de gestão de documentos adequados a todos os fins da organização.

ABNT NBR ISO 23081 Processos de gestão de documentos de arquivo - Metadados para documentos de arquivo (Série de Normas) - Estabelece um modelo para definição, gestão e utilização de metadados na gestão de documentos de arquivo e explica os princípios que os governam. Este documento fornece diretrizes para entendimento, implementação e utilização de metadados no âmbito do modelo da ABNT NBR ISO 15489. Aborda a relevância dos metadados de gerenciamento de documentos de arquivo em processos de negócios e as diferentes funções e tipos de metadados que apoiam processos de negócios e de gestão de documentos de arquivo. Estabelece também um modelo para gerenciamento destes metadados.